C’est parti, tu te lances dans l’aventure de l’organisation d’une retraite yoga ? C’est excitant et effrayant à la fois, non ? Pour t’aiguiller dans ta recherche et t’apporter des pistes de réflexion, Yogassur te partage cet article !
De manière générale, il est préférable de commencer l’organisation de ta retraite 3 à 6 mois avant l’évènement.
Première étape : définir le budget que tu peux accorder à ton évènement. Tu peux fixer par exemple fixer un maximum. Ce budget va diriger tous tes choix dans l’organisation de ta retraite, il peut évoluer au fil de tes recherches en fonction de l’effort financier que tu souhaites accorder au lieu par exemple ou aux activités.
Ensuite, on passe à l’étape à ne pas négliger : définir l’objectif précis de ta retraite. Développement personnel ? Découverte de la pratique du yoga ? Séjour dynamique ? Séjour apaisant ? La réponse à ces questions va te permettre par la suite de réfléchir aux types d’activités mais aussi à ton public cible.
En fonction de ton budget et de l’objectif de ton évènement, il s’agit de décider combien de temps ta retraite va durer. Une semaine ? Un week-end ? Une journée ? Qu’est-ce qui est le plus adapté à ton objectif ? Les activités que tu envisagent nécessitent peut-être un séjour plus ou moins long.
On passe au concret ! C’est parti pour le choix du lieu. Tu peux préparer tes critères à l’avance pour ne pas perdre de temps dans tes recherches : budget par jour, région, accessibilité, nombre de places (couchages si besoin), services, place, possibilité de faire les activités prévues. Si c’est possible pour toi, tu peux te déplacer et visiter le lieu avant pour être fixé sur tous ces aspects. Pense également à consulter les avis et n’hésite pas à contacter les personnes ayant déjà loué le lieu pour avoir leur ressenti sur le séjour.
PS : Pour réserver un lieu, l’hébergeur te demandera systématiquement ton attestation d’assurance Responsabilité Civile Professionnelle. Assure-toi d’être bien couverte.
Après avoir défini ton lieu, construis ton programme ! Choisi le rythme des différentes activités, les horaires, l’intensité de la pratique, les temps de repos, les repas. N’aies pas peur de proposer des activités engageantes. Une retraite est une véritable transformation, ce ne sont pas que des vacances. Établi ton programme en gardant en tête ta cible ainsi que l’objectif de ta retraite.
Petit conseil : ne cherche pas à remplir le programme à tout prix, en pensant que tes participants vont tourner en rond. Il est important de leur laisser du temps libre, une certaine liberté et de l’espace.
Définir son prix, c’est une étape essentielle dans l’organisation de ta retraite. Beaucoup de professionnels perdent ou ne gagnent pas assez en proposant des séjours qui s’alignent sur les prix du marché. Même si cette étape de veille n’est pas négligeable, il est important de fixer vos propres prix tant qu’ils sont justifiés.
Ensuite, définis tes conditions de règlement, d’annulation et de réservation. Comment tes participants doivent-ils régler ? À quel moment ? Sont-ils remboursés en cas d’annulation de leur part ou d’imprévu ? À quelle hauteur et sous quel délai ?
Petit point assurance important : le participant devra régler la partie hébergement directement à l’hébergeur. En sachant que ton contrat Responsabilité Civile Professionnelle te couvre uniquement dans le cadre de ton activité et de l’alimentation (chez Yogassur), cela te permettra d’être couvert(e) en cas de problème.
Tu devras aussi réfléchir à la façon dont tes participants réserveront. As-tu un site internet sur lequel tu as la possibilité d’ajouter un module de réservation ? Dans le cas contraire, il faudra opter pour un logiciel de réservation en ligne.
Voici quelques exemples d’outils de réservation gratuits à explorer :
- 123FormBuilder
- Evite
- Helloasso
Et beaucoup d’autres ! À toi de voir lequel convient le mieux aux besoins et à l’ampleur de la retraite que tu organises.
Tout est programmé, tout est réservé, et maintenant ? À toi de jouer pour faire connaître ta retraite auprès de tes futurs potentiels participants.
Dans un premier temps, il s’agit de communiquer auprès de son cercle proche : tes élèves, tes clients, tes proches etc. Pour cela, si tu possède un site internet, il est important de référencer ta retraite sur celui-ci. Commence à en parler autour de toi pour initier le fameux bouche-à-oreilles, souvent plus efficace que ce que l’on croit !
Élargi ensuite ce cercle à tes prospects grâce à des newsletters, ta communication sur tes réseaux sociaux. (Petit conseil : identifie tes élèves ou des ami(e)s professeurs de yoga qui pourront ensuite relayer tes publications ou stories, c’est souvent plus engageant !)
En fonction du nombre de participants attendu, il s’agira de mettre en place une véritable stratégie de communication à ton échelle.
Une stratégie de communication c’est :
- Un plan éditorial, que tu peux organiser et prévoir grâce à des outils comme Trello
- Des posts, trouve ton inspiration en allant voir ce qui se passe sur les autres comptes
- Des visuels, simples et efficaces sur des outils gratuits et abordables comme Canva
- Programmer grâce à MetaBusiness, l’outil de programmation directement intégré avec Instagram et Facebook .
Pour augmenter ta visibilité, pense également à référencer ta retraite sur des sites de réservations spécialisés Bookingretraites ou Ritrit.
Se lancer dans l’organisation d’une retraite de yoga est une belle aventure. Tous les aspects de l’évènement sont à prendre en compte et négliger l’un d’eux peut être problématique. Si cela te semble trop complexe et que tu as besoin d’être rassuré(e), tu peux te faire accompagner ! Beaucoup de site, de blog ou d’agence propose de prendre un charge ou de vous aider dans l’organisation de votre retraite selon vos critères. Dans tous les cas, en parler autour de soi et demander conseil est toujours un plus dans vos choix.
Pour les questions assurance, Stéphane se fera un plaisir d’échanger avec vous sur vos besoins lors d’organisation d’évènements !
